Rittenregistratie handmatig bijhouden is niet meer nodig
18 Jun 2021
Ieder bedrijf dat voertuigen rond heeft rijden weet het: van iedere beweging die hiermee wordt gedaan moet een administratie worden bijgehouden. Een behoorlijk tijdrovend klusje, dat verplicht is. De Belastingdienst wil tenslotte graag weten hoe de voertuigen precies gebruikt worden, en of dit alleen zakelijk wordt gedaan. Houd je dit niet goed bij, of kun je niet goed aantonen welk (zakelijk) doel iedere rit had, kan je dit op aardige boetes en naheffingen komen te staan. Niet iets om te laten versloffen dus, maar tegelijk ook zeker niet een favoriet werkje van de meeste medewerkers. Voor hen is er goed nieuws: de tijd dat alle bewegingen van de verschillende voertuigen handmatig moesten worden vastgelegd is voorbij. Met de juiste software kan dit vrijwel helemaal automatisch gebeuren, en heb je er als bedrijf nauwelijks meer omkijken naar. En dat is goed nieuws, voor zowel de bestuurders als de medewerkers die alle gegevens moeten verwerken.
Een verplichting die veel tijd kan kosten
De Belastingdienst stelt het bijhouden van een degelijke rittenregistratie verplicht, om logische redenen. Dit zorgt bij bedrijven die voertuigen rond hebben rijden, zeker wanneer het om een flink aantal gaat, wel voor een aardige portie werk en administratie. De bestuurders van de voertuigen moeten iedere rit netjes bijhouden, inclusief het doel van de rit, het bezoekadres en meer van dit soort zaken. Al deze gegevens moeten binnen het bedrijf vervolgens netjes worden verwerkt en bewaard, wat ook een tijdrovende klus kan zijn.
Gelukkig kan dit inmiddels ook op een andere manier. Door een goed voertuigvolgsysteem aan te schaffen behoort het handmatig bijhouden van alle ritten én de administratie die hierbij komt kijken tot het verleden. En dat is een opluchting voor velen.
Hoe werkt het precies?
Wanneer in ieder voertuig een device wordt geplaatst waarmee alle bewegingen ervan kunnen worden gevolgd en vastgelegd, levert dat veel voordelen op. Niet alleen weet men op kantoor steeds precies waar ieder voertuig zich bevindt, wat ook op het gebied van planning weer erg handig is, ook is het handmatig bijhouden van een rittenadministratie niet meer nodig.
Het systeem kan dit namelijk volautomatisch doen. Er wordt steeds precies vastgelegd welke beweging een voertuig maakt, wat het beginpunt is en het eindpunt, hoe lang hier verbleven wordt, wat de reistijd is en wat het aantal afgelegde kilometers. Al deze gegevens worden automatisch omgezet in een registratie die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Opslaan, dat is het enige dat je er als bedrijf nog mee moet doen, en je bent klaar. Dat scheelt veel tijd en energie, en zorgt ervoor dat je administratie altijd volledig up to date en betrouwbaar is. Een prettig idee, toch?