Loonadministratie software: welke functies heb je nodig?
27 Sep 2021
Loonadministratiesoftware: bijna iedere organisatie werkt er mee. Bijna. Hoewel de digitalisering en automatisering van het verlonen door veel organisaties volledig is omarmt, zijn er nog steeds organisaties die op de oude manier werken. Een van de hoofdredenen is de uitgebreide keuze aan loonadministratiesoftware, dat is niet per se een nadeel, maar maakt het voor veel HR-managers of HR-medewerkers wel verwarrender. In deze blog lees je welke functies jouw loonadministratiesoftware nodig heeft om van de loonadministratie een zorgeloos proces te maken.
1. Signaleer wijzigingen
Wanneer je de loonadministratie moet verwerken, moet je rekening houden met wijzigingen in bijvoorbeeld leeftijdsverhoging, cao-wijzigingen of beoordelingsgesprekken. Al deze wijzigingen handmatig bijhouden, kan veel tijd in beslag nemen. Daarom is het handig om dit soort signaleringen automatisch gekoppeld te hebben met je salarisadministratie. Op die manier verklein je de kans op fouten en bespaar je tijd. Tevens kun je de signaleringen voor collega’s of manager instellen, zodat ook zij altijd op de hoogte zijn van openstaande taken.
2. Houd bedrijfsmiddelen bij
Nu het thuiswerken voor velen de norm is geworden, is het wel zo prettig om te kunnen zien welke medewerkers gebruikmaken van bedrijfsmiddelen en welke middelen dit precies zijn. Met de loonadministratiesoftware van BCS kun je zonder enige moeite de verstrekkingen van bedrijfsmaterialen bijhouden. Zo zie je welke personeelsleden gebruikmaken van een werklaptop, mobiele telefoon, tablets en andere middelen. De uitgifte en inlevering wordt eenvoudig bijgehouden en kun je op een later moment altijd raadplegen.
3. Koppel de personeelsadministratie
Wanneer je de lonen digitaal wilt gaan verwerken, is het wel zo prettig als deze gekoppeld kan worden met de personeelsadministratie. Op die manier kunnen de twee naadloos op elkaar worden aangesloten en worden activiteiten die bijvoorbeeld van invloed zijn op de loonadministratie automatisch bijgehouden. Denk bijvoorbeeld aan verzuim of ziekteregistratie. Een ander voordeel van online personeelsadministratie is dat personeel zelf persoonlijke gegevens, zoals bijvoorbeeld een adreswijziging, kunnen doorvoeren. Maar denk ook aan het invullen van gewerkte uren, vrije dagen en verlof of bijvoorbeeld ziekmeldingen. Deze worden vervolgens na goedkeuring eenvoudig doorgevoerd in de loonadministratie. HR-medewerkers leggen op deze manier een stukje verantwoordelijkheid bij de werknemer zelf, waardoor ze tijd kunnen besparen en hun aandacht op andere HR-gerelateerde zaken kunnen richten.
Door gebruik te maken van loonadministratiesoftware die over deze functionaliteiten beschikt, kun je de processen binnen jouw organisatie eenvoudig optimaliseren, verbeteren en bespaar je kosten. Bovendien houd je meer tijd over voor de kerntaken en dat is wat telt! Heb je geen mogelijkheid om zelf met de software te werken, maar wil je de salarisadministratie uitbesteden? Ga dan op zoek naar een betrouwbare partner die je meeneemt in het proces en waarbij je altijd inzicht hebt in jouw eigen loonadministratie.